Guía para la implementación

Al momento de apertura de una cuenta, la institución financiera obligada deberá obtener una autocertificación válida que le permita determinar las residencias, a efectos fiscales del titular de la cuenta.

La institución financiera obligada deberá confirmar la validez y razonabilidad de esa autocertificación de conformidad con los procedimientos de AML/KYC, en particular los de identificación y verificación de clientes personas humanas y jurídicas previstos en la normativa nacional, según el caso.

La autocertificación obtenida deberá anexarse a la documentación de la cuenta y permitir a la institución financiera obligada determinar las residencias fiscales del titular a los fines fiscales y los números de identificación fiscal (NIF), la fecha de nacimiento del titular -en el caso de titulares personas humanas- y la condición (ENF activa, ENF pasiva o institución financiera, según corresponda) -en el caso de titulares que sean entidades-.

Se entiende que una institución financiera sujeta a reportar ha confirmado la razonabilidad de una autocertificación cuando, durante el procedimiento de apertura de la cuenta y una vez examinada la información obtenida con motivo de dicha apertura (incluido cualquier documento recabado en aplicación de los procedimientos AML/KYC), no tenga conocimiento o no pueda llegar a conocer que esa autocertificación es incorrecta o no fiable.

Se presumirá la validez de los datos vinculados con la residencia y el NIF de la entidad volcados en una autocertificación cuando se encuentre respaldada por uno o más certificados de residencia fiscal extranjeros que, a tales efectos, y por el período en cuestión, hubieren emitido las autoridades competentes de las jurisdicciones extranjeras. Ello en la medida en que tales certificados de residencia puedan verificarse electrónicamente –en caso de tratarse de un documento digitalizado- o –cuando se trate de documentación física- se encuentren debidamente legalizados en los términos de la Reglamentación de la Ley de Procedimientos Administrativos.

Las instituciones financieras obligadas no están obligadas a llevar a cabo un análisis jurídico independiente de la normativa fiscal pertinente para confirmar la razonabilidad de una autocertificación.

En el caso de que una autocertificación no superase la prueba de razonabilidad por otras razones, la institución financiera obligada deberá obtener, con motivo de los procesos de apertura de la cuenta: (i) una autocertificación válida, o bien (ii) una explicación y documentos razonables (según corresponda) que acrediten el carácter veraz de la autocertificación (y conservar una copia o registro de los anteriores).

Si la institución financiera obligada obtiene una explicación y documentos razonables que acreditan el carácter veraz de la autocertificación, esta supera la prueba de razonabilidad.

No tiene un formato preestablecido, pero, a modo de ejemplo, en el sitio web de la OCDE se brindan modelos de autocertificaciones a utilizar por las instituciones financieras obligadas.

Cambios de circunstancias

La validez de la Auto-certificación perdura hasta producirse un cambio de circunstancias que lleve a la Institución Financiera Obligada a tener conocimiento o razones para creer que la Auto-certificación original es inexacta o no fiable.

Un “cambio de circunstancia” incluye cualquier cambio que afecta el estatus del Titular de Cuenta (Ejemplo: cambio en la residencia fiscal, cambio de la titularidad de cuenta).

Esto puede ocurrir en varios casos, pero generalmente sucede cuando la Institución Financiera Obligada detecta información que origine indicios que determina que la clasificación de la cuenta o del Titular de Cuenta es incorrecta o poco fiable. En esos casos, la Institución Financiera Obligada no podrá atender al contenido de la Auto-certificación originaria y deberá seguir el procedimiento de acuerdo al tipo de cuenta:

• 1. Procedimientos de Debida Diligencia para Cuentas Preexistentes de Personas Humanas

  • 1.1 Cuentas de Menor Valor:

    Para las Cuentas Preexistentes de Personas Humanas de menor valor, se establecen dos procedimientos alternativos de debida diligencia que las Instituciones Financieras Obligadas pueden aplicar para determinar la residencia fiscal del Titular de Cuenta:

    • Domicilio de residencia fiscal (“test de domicilio”): ante un cambio de circunstancias, la Institución Financiera Obligada deberá - como máximo el último día del año calendario considerado o de otro período de reporte apropiado, o en un plazo de NOVENTA (90) días corridos contados a partir de la notificación o descubrimiento de dicho cambio de circunstancias- obtener una Auto-certificación válida y nuevas Pruebas Documentales que determine la(s) residencia(s), a efectos fiscales del Titular de Cuenta. Si no logra obtener ambos elementos para esa fecha, deberá aplicar el procedimiento de búsqueda en registros electrónicos.
    • Búsqueda en registros electrónicos: ante un cambio de circunstancias, la Institución Financiera Obligada deberá considerar al Titular de Cuenta como residente fiscal de cada Jurisdicción Extranjera respecto de la cual se haya identificado un indicio, salvo que obtenga la documentación que neutralice el indicio (Auto-certificación y/o Prueba Documental, según el tipo de indicio identificado), conforme al procedimiento de subsanación previsto en la norma.

  • 1.2 Cuentas de Mayor Valor:

    Ante un cambio de circunstancias, la Institución Financiera Obligada deberá considerar al Titular de Cuenta como residente fiscal de cada Jurisdicción Extranjera respecto de la cual se haya identificado un indicio, salvo que obtenga la documentación que neutralice el indicio (Auto-certificación y/o Prueba Documental, según el tipo de indicio identificado), conforme al procedimiento de subsanación previsto en la norma.

    Asimismo, la Institución Financiera Obligada debe implementar procedimientos para asegurar que los gestores personales identifiquen cualquier cambio de circunstancias asociado a la cuenta.

• 2. Procedimientos de Debida Diligencia para Cuentas Nuevas de Personas Humanas

  Si se produce un cambio de circunstancias que lleve a la Institución Financiera Obligada a tener conocimiento o razones para creer que la Auto-certificación o la Prueba Documental originales son inexactas o no fiables, la Institución Financiera Obligada deberá —como máximo el último día del año calendario considerado o de otro período de reporte apropiado, o en un plazo de NOVENTA (90) días corridos contados a partir de la notificación o descubrimiento del cambio, lo que ocurra más tarde— obtener:

  • Una Auto-certificación válida que determine la(s) residencia(s) fiscal(es) del Titular de la Cuenta, o bien
  • Una explicación y documentos razonables (si procede) que acrediten la validez de la Auto-certificación originaria, conservando copia o registro de los mismos.

  La validez y razonabilidad de la Auto-certificación se confirmarán conforme a los procedimientos de AML/KYC, en particular los de identificación y verificación de clientes personas humanas y jurídicas previstos en la normativa nacional.

• 3. Procedimientos de Debida Diligencia para Cuentas Preexistentes y Nuevas de Entidades

  Ante un cambio de circunstancias, la Institución Financiera Obligada deberá volver a determinar el estatus de la cuenta conforme a los procedimientos previstos para las Cuentas Preexistentes de Entidades.

  A tal efecto, la Institución Financiera Obligada deberá aplicar los siguientes procedimientos -como máximo el último día del año calendario considerado o de otro período de reporte apropiado, o en un plazo de NOVENTA (90) días corridos contados a partir de la recepción de la notificación o del descubrimiento del cambio de circunstancias, lo que ocurra más tarde-:

  • Para determinar si el Titular de la Cuenta es una Persona Reportable

    La Institución Financiera Obligada deberá obtener:

    • Una Auto-certificación válida, o
    • Una explicación y documentos razonables (según corresponda) que sustenten la razonabilidad de la Auto-certificación o documentación originaria, conservando copia o registro de los mismos.

  • Para determinar si el Titular de la Cuenta es una ENF Pasiva con una o más Personas que ejercen el Control que sean Personas Reportables

    La Institución Financiera Obligada deberá identificar a las Personas que ejercen el Control y determinar si alguna de ellas es Persona Reportable, mediante:

    • La información obtenida y mantenida conforme a los procedimientos de AML/KYC, o
    • Una Auto-certificación de la Entidad Titular de la Cuenta o de la Persona que ejerce el Control respecto de su residencia fiscal.

    Si vencido el plazo la Institución Financiera Obligada no logra obtener la Auto-certificación o documentación que confirme el estatus del Titular de la Cuenta o de las Personas que ejercen el Control, deberá tratar la cuenta conforme a la información disponible y, de corresponder, reportarla respecto de cada Jurisdicción Extranjera involucrada.

Se recuerda a las Instituciones Financieras Obligadas que la Secretaría de la OCDE ha puesto disposición una herramienta para obtener una visión general de las normas nacionales de las distintas jurisdicciones que regulan la emisión, estructura, uso y validez de los Números de Identificación Fiscal (NIF) o sus equivalentes funcionales.

La información sobre los NIF específica de cada jurisdicción se divide en dos secciones: una para personas físicas y otra para entidades.

Se puede acceder a ellas haciendo clic en el nombre de la jurisdicción correspondiente a través del siguiente link: https://www.oecd.org/tax/automatic-exchange/crs-implementation-and-assistance/tax-identification-numbers/